מה הן מערכות ניהול תהליכים עסקיים BPM ?

מה הן מערכות ניהול תהליכים עסקיים BPM ?

BPM הינה מן הטכנולוגיות הארגוניות "החמות" ביותר. אנליסטים כ-Gartner וAMR דווחו כי בפרויקטים של יישום BPM נמצא החזר השקעה מהיר עד כדי 6 חודשים. BPM פותחה בהשראתן של תפיסות ניהול חדשות לניהול תהליכים העסקיים, והכרה הולכת וגוברת בארגונים בקריטיות של תהליכים עסקיים טובים להצלחת הארגון.
תהליך עסקי הינו בעצם מספר טרנזקציות שיש בינהם קשרים. באמצעות מערכת BPM ניתן לבצע אוטומציה של התהליך על ידי הגדרת שלבי העבודה שלו והפעילות המבוצעת בכל אחד מהם, וכן הגדרת החוקים העסקיים שמקשרים בין השלבים.
מערכות BPM משלבות טכנולוגיות מידע שונות לניהול מקיף של תהליכים עסקיים החל משלב התכנון ועד למדידה ואופטימיזציה.
למרות שכמו מערכות ERP גם מערכות BPM הינן מערכות ארגוניות העוסקות בתמיכה בפעילויות השגרתיות של הארגון יש מספר הבדלים בינהן. עיקר ההבדל הוא בכך שבעוד שמערכות ERP שמות את הטיפול בנתונים במרכז - "Data centric”, בעוד שמערכות BPM שמות במרכז את התהליכים - "Process Centric”.


מערכות BPM בדרך כלל כוללות את המודולים הבאים:

·         מודול ניתוח תהליכים BPA - Business Process Analysis:
כלי תכנון ויזואליים, שבאמצעותם ניתן לבנות את מודל התהליך, להגדיר את שלבי התהליך וחוקי הזרימה שלו, לנתח באמצעות כלי סימולציה את ביצועי התהליך, המשאבים והעלויות הדרושות וכך להגיע לתכנון האופטימלי.
 

·         מודול אוטומציה של זרימת התהליך - Automation WorkFlow:
פלטפורמה מחשובית שבאמצעות התהליך מופעל הלכה למעשה. המודול הוא זה שמוביל את הטיפול בכל מקרה (Incident) של תהליך באופן אלקטרוני בין הגורמים המשתתפים בו,
משלב לשלב עד להשלמת הטיפול.
 

·         מודול אינטגרציה בין יישומי הארגון Enterprise Application Integration - EAI:
כלי המאפשרים שילוב והפעלה אוטומטית של מערכות מידע ארגוניות שונות כחלק משלבי התהליך. לדוגמא, בתהליך של החזרת סחורה מלקוח, מייד לאחר שלבי הבדיקה והאישורים של החזרת הסחורה בהתאם לנהלי הארגון, התהליך ינותב למערכת הלוגיסטית לביצוע שלב קבלת הסחורה במחסן ומשם למערכת הכספית להפקה אוטומטית תעודת זיכוי.

 

·         מודול ניטור פעילויות התהליך BAM) Business Activity Monitoring):
מסכי תצוגה למנהלים המאפשרים מעקב שוטף של המקרים הפעילים, לזיהוי עיכובים, צווארי בקבוק וכד'. כמו כן המודול מודד ומציג את הביצועים בפועל של הארגון בכל תהליך ותהליך כגון זמני טיפול, זמני המתנה, עלויות בפועל וכד.

·         שיפור התיאום ושיתוף הפעולה בין הגורמים השונים המשתתפים בתהליך: המערכת דואגת לניתוב העבודה באופן אוטומטי בכל מקרה ומקרה, ותומכת בשיתוף המידע בשקיפות התהליך לכל הנוגעים בדבר.
 

·         העלאת רמת האוטומציה של התהליך: התהליכים פועלים בהתאם לכללי הניתוב ולחוקים העסקיים של הארגון כפי שמוגדרים במערכת. העובדים נדרשים להתערב רק היכן ששיקול דעת אנושי נחוצה.
 

·         קיצור זמן הביצוע הכולל: במקום שימוש בטפסים ידניים שעוברים באיטיות מגורם לגורם, העברת הטיפול במקרה מגורם לגורם נעשה כהרף עין באמצעות טופס אלקטרוני בסביבת הרשת האירגונית.
 

·         חיזוק הבקרה: הניסיון בשימוש במערכות BPM מראה כי הן מאפשרות לארגון לא רק ליישם תהליכים עסקיים יעילים יותר ומהירים יותר אלא גם לשפר באופן משמעותי את הבקרה הפנימית על ידי אכיפה של נהלי הארגון, מניעה וצמצום של הונאות וטעויות אנוש ושילוב יעיל של אישורי מנהלים.
 

·         חסכון בעלויות תחזוקת המערכות: המערכת מאפשר בקלות יחסית שינויים מתמשכים
בתהליכים כדי להתאימם לצרכים העסקיים המשתנים.
 

·         הגדלת שביעות הרצון של הלקוחות: הלקוחות נהנים בעקבות כל האמור לעיל מטיפול מהיר יותר ומדויק יותר בפניותיהם.

אין פלא כי בעקבות התכונות והתועלות של מערכות הBPM, הפך תחום זה לאחד התחומים המתפתחים ביותר בטכנולוגיות מידע ארגוניות אשר על פי אנליסטים כGartner וAMR הינה אחת מהטכנולוגיות עם ROI הגבוה ביותר.


ספרות מומלצת בנושא BPM:

Business Process Management: The Third Wave by Howard Smith and Peter Fingar תיאור: הספר החשוב ביותר בתחום למבקשים להבין את מהות החשיבות והייחודיות של BPM לארגון ולIT בפרט. המחברים מפרטים את עקרנות ה- BPM ברמה הניהולית אסטרטגית של הארגון ואת ההשפעה שלו על ניהול הטכנולוגיה הארגונית
Business Process Management: A Practical Guide by Rashid N. Khan תיאור: ספר מאת הCEO של חברת Ultimus שבו הוא פורש את משנתו על תפיסת הBPM ואוסף התכונות והיכולות של מערכות ה-BPM
In Search Of BPM Excellence: Straight From The Thought Leaders by Business Process Management Group, Steve Towers, and Peter Fingar תיאור: אסופת מאמרים למתעמקים בנושא של הBPM מאת "הגורואים"
Business Process Management: A Rigorous Approach by Martyn A. Ould תיאור: הספר שם את הדגש על תכנון תהליכים. הוא מציג שיטת תכנון תהליכים ומדגים אותה הלכה למעשה